Birourile de tip open space au devenit foarte populare in companii, in special in organizatiile moderne, in firmele de tehnologie si in spatiile de coworking. Desi acest model este prezentat adesea ca o solutie pentru reducerea costurilor si stimularea colaborarii, numeroase cercetari indica si efecte mai putin placute asupra angajatilor.
Zgomotul, lipsa intimitatii, aglomeratia, lumina artificiala si dificultatea de a avea un spatiu personal pot influenta concentrarea, nivelul de stres si satisfactia la locul de munca.
De ce pot fi problematice birourile open space?
Unul dintre principalele dezavantaje ale unui spatiu de lucru fara pereti este numarul mare de stimuli care ajung permanent la angajat. Conversatiile colegilor, telefoanele, intalnirile spontane sau zgomotele de fundal pot intrerupe activitatile care necesita atentie.
In aceste conditii, unele persoane prefera sa realizeze sarcinile importante de acasa, dimineata devreme sau in perioadele in care biroul este mai putin aglomerat.
Problema este cu atat mai evidenta in cazul angajatilor care trebuie sa vorbeasca frecvent la telefon. Un spatiu comun poate face dificila atat concentrarea persoanei care efectueaza apelul, cat si activitatea colegilor aflati in apropiere.
Lipsa intimitatii poate afecta productivitatea
Un birou open space elimina in mare masura granitele dintre spatiul individual si cel comun. Faptul ca angajatii sunt permanent vizibili poate crea senzatia ca activitatea lor este monitorizata.
In loc sa favorizeze automat colaborarea, aceasta lipsa de intimitate poate produce tensiuni. Angajatii pot deveni preocupati de modul in care sunt perceputi de colegi, de cat timp petrec asupra unei sarcini sau de felul in care este evaluata activitatea lor.
Pe termen lung, un astfel de climat poate afecta increderea dintre colegi si poate transforma relatiile profesionale intr-un proces continuu de observare si comparatie.
Open space-ul nu inseamna neaparat comunicare mai buna
Unul dintre argumentele utilizate pentru amenajarea birourilor deschise este acela ca eliminarea peretilor ar trebui sa faciliteze comunicarea si schimbul de idei.
In practica, lucrurile pot evolua diferit. Atunci cand zgomotul si intreruperile devin permanente, angajatii pot incerca sa se izoleze folosind casti, evitand conversatiile sau comunicand mai mult prin instrumente digitale.
Zgomotul, unul dintre principalii factori de stres
Intr-un spatiu deschis, zgomotul este dificil de controlat. Chiar si conversatiile care nu il implica direct pe angajat pot deveni surse de distragere.
Cercetari asupra mediului de lucru au asociat expunerea la zgomot cu reactii fiziologice specifice stresului. Intr-un experiment realizat de cercetatori de la Cornell University, angajatii expusi timp de cateva ore la zgomotul specific unui birou deschis au prezentat cresteri ale epinefrinei, un hormon implicat in raspunsul organismului la stres.
Prin urmare, problema zgomotului nu tine doar de preferintele personale. Pentru anumite persoane, expunerea repetata la un mediu zgomotos poate transforma o zi obisnuita de lucru intr-o experienta obositoare.
Spatiul personal si confortul angajatilor
Un alt aspect important este suprafata disponibila pentru fiecare angajat. In incercarea de a utiliza cat mai eficient spatiul unei cladiri, unele companii aleg sa reduca suprafata destinata fiecarui post de lucru.
Dimensiunea ideala difera insa in functie de domeniul de activitate. Un programator sau un consultant care desfasoara activitati ce necesita concentrare poate avea alte nevoi decat un angajat dintr-un call center.
In acelasi timp, designul biroului trebuie sa tina cont de iluminare, temperatura, ventilatie, zgomot, mobilier si posibilitatea angajatului de a-si adapta mediul.
Lipsa controlului asupra mediului de lucru
Sentimentul ca nu poti modifica mediul in care lucrezi poate reprezenta o alta sursa de nemultumire.
Temperatura, intensitatea luminii, pozitia biroului sau nivelul zgomotului sunt factori care pot influenta confortul zilnic. Atunci cand angajatii nu au posibilitatea de a face ajustari simple, pot aparea frustrari si conflicte intre colegi.
Un spatiu eficient nu trebuie sa fie doar atractiv din punct de vedere vizual. El trebuie sa le permita oamenilor sa lucreze in conditii adecvate pentru activitatile pe care le desfasoara.
Efectele asupra sanatatii si starii psihice
Un mediu de lucru aglomerat si lipsit de intimitate poate contribui la aparitia unor stari precum iritabilitatea, anxietatea, oboseala sau frustrarea.
In plus, pe masura ce numarul persoanelor din acelasi spatiu creste, pot aparea probleme legate de zgomot, igiena, circulatia aerului si transmiterea infectiilor.
Un studiu realizat in Danemarca si citat in literatura despre mediile de lucru a identificat o asociere intre numarul de persoane care impart acelasi spatiu si numarul zilelor de concediu medical. Angajatii care lucrau in spatii complet deschise au inregistrat mai multe zile de absenta medicala decat cei care aveau birouri individuale.
Aceste rezultate trebuie interpretate in context si nu inseamna ca orice birou open space este in mod automat nesanatos. Organizarea spatiului, densitatea angajatilor si conditiile concrete de lucru sunt factori importanti.
De ce aleg companiile birourile open space?
In ciuda dezavantajelor, spatiile deschise continua sa fie utilizate pe scara larga. Unul dintre motive este eficientizarea costurilor.
Un spatiu fara numerosi pereti si birouri individuale poate fi reorganizat mai usor atunci cand compania isi schimba numarul de angajati. De asemenea, acest model permite utilizarea flexibila a suprafetei disponibile.
Open space-ul este asociat si cu imaginea unei companii moderne, dinamice si orientate spre colaborare. In special in industria IT si in cazul startup-urilor, designul sediului este uneori folosit ca element important pentru atragerea si pastrarea angajatilor.
Problema apare atunci cand aspectul estetic devine mai important decat nevoile reale ale oamenilor care folosesc spatiul.
Cum poate fi imbunatatit un birou open space?
Un spatiu deschis nu trebuie abandonat complet pentru a deveni mai confortabil. Companiile pot introduce solutii care sa reduca principalele probleme.
Printre acestea se numara:
Biroul open space poate avea avantaje, dar nu reprezinta o solutie universala pentru productivitate si colaborare. Atunci cand este proiectat fara sa tina cont de nevoile angajatilor, un spatiu deschis poate favoriza zgomotul, lipsa intimitatii, stresul si dificultatile de concentrare.
Un birou modern ar trebui sa gaseasca un echilibru intre eficienta spatiului si confortul oamenilor. Zonele comune pot incuraja interactiunea, in timp ce spatiile linistite si posibilitatea de a avea un anumit grad de intimitate pot sustine concentrarea si bunastarea angajatilor.
In cele din urma, cel mai bun spatiu de lucru nu este neaparat cel mai modern sau cel mai spectaculos, ci acela care raspunde concret modului in care oamenii lucreaza.
Sursa: mediafax.ro
Foto: magnific.com