Cand o firma creste si angajeaza, atentia se duce firesc spre lucrurile mari: oameni noi, spatiu, procese, clienti. Partea de dotare a biroului pare un detaliu care se rezolva de la sine. In realitate, fiecare angajat nou inseamna mai multe documente, mai mult de printat si mai multa presiune pe echipamentele existente. Iar intrebarea care apare rar la momentul potrivit, dar conteaza mult, este simpla: cine se ocupa efectiv de aceste echipamente pe masura ce firma se mareste?
De cele mai multe ori, raspunsul e cineva din echipa care are deja alt rol. Un om de la administrativ, un coleg mai indemanatic sau chiar office managerul ajung sa comande toner, sa tina evidenta consumabilelor, sa sune la service si sa astepte tehnicianul cand un aparat se blocheaza. Niciuna dintre aceste sarcini nu apare in fisa postului, dar toate consuma timp real. Cu cat echipa creste, cu atat volumul acestor mici interventii creste si el, iar timpul pierdut se aduna in ore pe care oamenii le-ar putea folosi pentru munca lor propriu-zisa.
Un echipament de printare defect nu blocheaza o singura persoana. Intr-un birou aglomerat, cand multifunctionalul principal se opreste, se blocheaza un flux intreg: facturi care nu se emit, contracte care nu se pregatesc, documente care asteapta. Costul real nu e reparatia in sine, ci timpul in care mai multi oameni nu isi pot face treaba. Pentru o firma in crestere, unde ritmul conteaza, aceste intreruperi sunt exact genul de frana pe care nu ti-o permiti.
Aici modelul de inchiriere schimba complet situatia, pentru ca muta intreaga responsabilitate tehnica de la firma la furnizor. Cu un echipament de printare inchiriat, consumabilele, mentenanta si interventia la defectiuni sunt incluse in cost, iar de gestionarea lor se ocupa furnizorul, nu un angajat de-al tau. Nimeni din echipa nu mai pierde timp cu comenzi de toner sau cu programat reparatii. Pentru firmele din capitala care angajeaza si au nevoie sa scaleze rapid, exista imprimante multifunctionale de inchiriat in Bucuresti, dimensionate pe volumul real si administrate integral de furnizor. Practic, echipamentul devine grija altcuiva, iar oamenii tai raman concentrati pe rolul lor.
Avantajul nu e doar unul de cost, ci si de experienta zilnica a angajatilor. Un birou in care echipamentele functioneaza, iar cand se strica se rezolva rapid fara implicarea nimanui din echipa, este un birou cu mai putina frustrare. Detaliile astea, aparent minore, conteaza pentru cum se simt oamenii la munca si, pe termen lung, pentru retentie. Un angajat care nu e pus sa se ocupe de lucruri care nu tin de rolul lui este un angajat care isi vede mai bine de treaba pentru care a fost adus.
Concret, firma primeste o imprimanta multifunctionala potrivita pentru volumul ei si o poate schimba cu una mai performanta cand echipa se mareste, fara o noua investitie. Cand apare o defectiune, timpul de reactie e ceea ce face diferenta: la Copier Service, interventia se face in 2-8 ore pentru clientii cu contract, tocmai pentru ca activitatea sa nu ramana blocata. Cu peste 650 de echipamente in regim de inchiriere la nivel national, un furnizor poate acoperi atat nevoia unei firme mici, cat si a uneia care creste rapid si isi schimba des cerintele.
Furnizorul. Consumabilele, mentenanta si interventia la defectiuni sunt incluse in costul lunar, asa ca niciun angajat nu trebuie sa se ocupe de partea tehnica.
Echipamentul poate fi inlocuit sau completat cu unul mai potrivit noului volum, fara o noua investitie. Conditiile se stabilesc prin contract.
Pentru clientii cu contract de inchiriere, interventia se face de regula in 2-8 ore de la sesizare, in intervalul agreat prin contract.
Pentru ca inchirierea evita o investitie mare exact in perioada de crestere, pastreaza costul previzibil si scuteste echipa de sarcinile administrative legate de echipamente.