ARTICOLE

Managementul de proiect - caracteristici teoretice

Managementul de proiect (MdP) este caracterizat prin durata de actiune limitata, dar care, in unele cazuri, se poate intinde pana la cativa ani. Scopul sau principal este acela al solutionarii unor probleme complexe care au un puternic caracter inovational. Astfel de probleme sunt dificil de rezolvat cu ajutorul abordarilor de management de tip clasic. Acesta este motivul pentru care in acest demers sunt implicati temporar mai multi specialisti din diferite compartimente din reteaua organizatorica autonoma, paralela cu structura organizatorica formala. Aceasta se formeaza pentru a duce la final proiectul demarat.

MdP poate fi definit ca fiind un proces dinamic prin care se stabilesc si implementeza obiectivele vitale ale organizatiei si care utilizeaza in mod optim totalitatea resurselor de care dispune in acest sens: timp, buget, tehnologie, resurse umane etc. Activitatile care caracterizeaza acest proces sunt: planificarea, programarea in timp si sustinerea derularii activitatilor, monitorizarea, evaluarea si luarea masurilor corective necesare atingerii obiectivelor proiectului respectiv.

De cele mai mult ori, managerul de proiect este reprezentantul clientului. El determina si implementeza ceea ce clientul doreste, bazandu-se pe buna cunoastrere a organizatiei acestuia.

Detinand un rol cheie in succesul proiectului, managerul are responsabilitatea de a asigura in permanenta derularea acestuia in parametrii stabiliti initial, respectarea conditiilor contractuale, utilizarea corecta a resurselor disponibile etc. Din acest motiv, o conditie esentiala este aceea ca managerul de proiect sa detina calitati exceptionale de lider care il pot ajuta sa inteleaga proiectul in intregimea sa, de la inceput pana la sfarsit, de a conduce, organiza, coordona si controla resursele si echipele de lucru. De asemenea, el trebuie sa detina puternice abilitati de comunicare interpersonala, sa fie familiarizat cu activitatile din fiecare departament pe care il conduce si, cel mai important, trebuie sa cunoasca tehnologia utilizata.

Printre responsabilitatile managerului de proiect se numara: planificarea proiectului, organizarea proiectului, coordonarea echipei implicate in proiect, antrenarea participantilor in realizarea proiectului, controlul si evaluarea acestuia.

In alta ordine de idei, succesul unui manager de proiect depinde de capacitatea acestuia de a gestiona intregului proiect de la inceputul si pana la finalul sau, avand in acelasi timp si abilitatea de a transforma viziunile in realizari masurabile.

Managementul de proiect se bazeaza pe cateva tipuri de activitati, printre care:

  • planificarea proiectului si a obiectivelor;
  • analiza si stabilirea obiectivelor de proiect;
  • evaluarea si controlul riscurilor (managementul de risc);
  • estimarea resurselor;
  • alocarea resurselor;
  • organizarea proiectului;
  • achizitionarea de resurse umane si materiale;
  • stabilirea sarcinilor;
  • controlarea activitatilor proiectului;
  • controlarea executarii proiectului;
  • urmarirea si raportarea derularii proiectului;
  • analiza rezultatelor pe baza datelor obtinute;
  • definirea rezultatelor finale ale proiectului;
  • previzionarea tendintelor proiectului;
  • managementul calitatii;
  • managementul problemelor;
  • rezolvarea problemelor;
  • prevenirea imperfectiunilor;
  • incheierea proiectului prin atingerea obiectivelor stabilite la inceput.

 

Metode de organizare a managementului de proiect ? exista trei posibilitati de gestionare ale acestui proces managerial:

  • Prin responsabilitate individuala ? intreaga responsabilitate a derularii proiectului revine unei singure persoane. Aceasta este o metoda avantajoasa din punct de evdere financiar, bugetul alocat personalului fiind astfel redus considerabil. Insa marele dezavantaj este reprezentat de riscul ca personalul implicat in proiect sa nu aiba intodeauna cu calificare corespunzatoare;
  • Prin proiecte cu statut major ? managerul de proiect este responsabil de conducerea intregului demers, el fiind ajutat de un grup care se ocupa de aceasta problema. In acest mod, abordarea problemelor este mult mai riguroasa, gasirea specialistilor nefiind o problema, ei fiind alesi din cadrul organizatiei. In schimb, ca si dezavantaj, apar costurile suplimentare destul de mari;
  • Prin proiect mixt ? imbinarea optima a primelor doua variante astfel incat sa se reduca cat mai mult cheltuielile si sa se valorifice avantajele acestui tip de management.

 

Ca oricare dintre cele mai cunoscute tipuri de management, si MdP prezinta o serie de avantaje si dezavantaje pe care orice manager va trebui sa le cantareasca foarte bine inainte de a opta pentru managementul de proiect.

Avantajele utilizarii managementului de proiecte. In primul rand, utilizarea acestei metode este recomandata in special in rezolvarea problemelor complexe, cu multiple aspecte inovationale, care necesita un interval de timp redus. De asemenea, sunt facilitate contactele de specialitate intre membrii echipei de proiect si ceilalti specialisti ai organizatiei. Prin acest tip de management se promoveaza structura organizatorica de tip matriceal. Caracteristicile acestui tip de structura sunt: buna comunicare, eficienta organizationala si schimburi informationale si de experienta intre structurile organizatiei si alte organizatii. De cele mai multe ori, managerii de proiect au posibilitatea, in urma derularii proiectelor sustinute, sa se formeze ca manageri profesionisti, competenti si dinamici.

Dezavantajele utilizarii managementului de proiecte ? in realizarea proiectului sunt implicati, pe de-o parte membrii echipei de proiect sau managerul de proiect si, pe de alta parte, alte departamente ale organizatiei. De foarte mult ori se intampla ca intre cele doua ?entitati? organizationale sa apara conflicte. De asemenea, dubla subordonare a specialistilor din organizatie, implicati si in proiect pot duce la stari tensionate. Pot aparea unele fenomene de nesincronizare a componentelor organizatorice formale si componentelor organizatorice specifice managementului de proiecte. O alta mare problema consta in dificultatea identificarii de manageri de proiect care sa-si asume responsabilitatea si riscurile posibile.

Datorita caracteristicilor sale de succes, managementul prin proces a devenit in ultima perioada de timp o adevarata competenta strategica pe care din ce in ce mai multi manageri si organizatii puternice o adopta. Insusi cadrul de desfasurare a managementului de proiect dezvolta posibilitatea de a se descoperi si forma un numar mare de manageri caracterizati prin dinamism si competenta.