Asistent Director General

RESPONSABILITATI

RELAŢII IERARHICE: se subordonează Directorului General

RELAŢII DE COLABORARE: cu personalul de execuţie al firmei

RELAŢII DE REPREZENTARE: reprezintă firma faţă de persoanele cu care intră în contact în interes de serviciu.

SCOPUL POSTULUI: Titularul postului are rolul de a asigura conducerii firmei asistenta de secretariat, administrativa si manageriala.

- Urmăreşte agenda Directorului General

- Stabileşte împreună cu Directorul General programul zilnic al activităţilor care îi revin

- Notează programările întâlnirilor Directorului General şi urmăreşte respectarea acestora

- Asigură reprogramarea în caz de nevoie

- Comunică celor implicaţi schimbările intervenite

- Asistă Directorul General la şedinţe de lucru şi întâlniri de afaceri

- Participă la intalnirile/sedintele prezidate de Directorul General

- Redactează ordinea de zi şi minuta/rezumatul intalnirilor

- Participă şi asigură traducerea în cadrul întâlnirilor de afaceri cu clienţii străini

- Convoacă participanţii la sedintele firmei

- Păstrează legătura permanentă între Directorul General şi directorii de departamente

- Asigură redactarea documentelor/corespondenţei de protocol

- Redactează corespondenţa de protocol/oferte la standarde de calitate care să asigure imaginea pozitivă a firmei

- Urmăreşte continuitatea corespondenţei desfăşurate

- Arhivează corespondenţa pe criterii care să permită o identificare eficace şi acces rapid la informaţii

- Traduce, dupa caz, corespondenţa Directorului General

- Realizează traducerea documentelor de prezentare a firmei sau a altor documente specifice managementului firmei

- Supervizează alte traduceri realizate în cadrul firmei sau pentru firmă

- Gestionează documentele de interes general ale firmei

- Centralizează normele interne, procedurile firmei şi alte documente de interes general

- Urmăreşte modificările apărute şi asigură actualizările necesare

- Sesizează şi propune corecţii/metode de armonizare şi simplificare a normelor interne

- Asigură difuzarea către managementul firmei a actualizărilor operate

- Asistă Directorul General şi directorii de departamente în implementarea şi dezvoltarea de noi proiecte

- Participă activ la problemele legate de proiectele noi indicate de Directorul General şi păstrează permanent legătura dintre Directorul General şi ceilalţi directori în vederea derulării şi a finalizării proiectelor

- Centralizează informaţiile care îi parvin, le prelucrează şi le prezintă Directorului General în forme clare şi accesibile

- Face demersuri necesare optimizării activităţii de colectare a datelor

- Difuzează informaţiile primite de la Directorul General către persoanele vizate

CERINTE

DESCRIEREA FIRMEI

Industrie