Secretara/Asistenta Departament

RESPONSABILITATI

Titularul postului isi desfasoara activitatea in cadrul departamentului administrativ si de resurse umane si acopera sarcini specifice de secretariat in conformitate cu standardele si procedurile stabilite la nivelul societatii.

Sorteaza si inregistreaza corespondenta primita in registrul de intrari documente;
Inregistreaza corespondenta transmisa catre clienti, parteneri, furnizori, institutii, precum si orice document emis de societate (delegatii, imputerniciri, adeverinte, adrese, etc.) in registrul de iesiri documente;
Preia si directioneaza apelurile telefonice, iar daca persoana solicitata este ocupata/lipseste preia mesaje si le transmite ulterior; transfera legatura telefonica doar dupa ce afla identitatea apelantului, societatea pe care o reprezinta si eventual, motivul apelului;
Primeste vizitatorii si informeaza persoanele interesate din cadrul societatii; conduce vizitatorii si asigura protocolul aferent;
Inregistreaza, daca este cazul si directioneaza catre destinatari faxurile primite;
Transmite faxuri;
Asigura transmiterea corespondentei (plicuri, colete, etc.) prin companiile de curierat contractate de societate sau prin Posta Romana;
Raspunde de rapiditatea si promptitudinea cu care preia/transmite mesajele celor interesati;
Urmareste in permanenta daca mesajele/corespondenta transmise atat intern (catre angajatii societatii) cat si extern (catre client, parteneri, furnizori, institutii, etc.) au fost receptionate/au ajuns la destinatie;
Verifica corectitudinea facturilor de la companiile de curierat in conformitate cu evidenta personala a trimiterilor si/sau borderourile de livrare;
Programeaza, la cererea angajatilor si tine evidenta intalnirilor in salile de sedinta;
Copiaza, redacteaza si tehnoredacteaza diferite materiale, la cererea Sefului serviciului administrativ si a oricarui alt Director al societatii;
Primeste si transmite e-mailuri la cererea Sefului serviciului administrativ si a oricarui alt Director al societatii;
Transmite catre angajati mesajele de interes general din partea departamentului administrativ si de resurse umane;
Intocmeste si actualizeaza permanent baza de date cu contacte;
Tine evidenta stocurilor de consumabile de birotica-papetarie, intocmeste necesarul lunar si transmite Sefului serviciului administrativ; deasemenea centralizeaza necesarul de consumabile de birotica-papetarie ale punctelor de lucru ale societatii si santierele de constructii si transmite Sefului serviciului administrativ;
Verifica permanent starea echipamentelor de birou (telefon, fax, copiator, imprimanta) si transmite orice nereguli si contacteaza prompt Administratorul retelei de calculatoare si/sau companiile de service corespunzatoare echipamentului defect si comunica defectiunea; urmareste realizarea remedierilor si reparatiilor in timp cat mai scurt;
Comunica Sefului serviciu administrativ orice defectiune care nu poate fi remediata in timp util, care necesita inlocuire de piese contra-cost, sau inlocuirea echipamentului (ex. in garantie, in comodat);
Asigura stocul de produse contractate de societate pe baza de abonament (ex. apa potabila, cafea, etc.) pentru care transmite comenzile conform instructiunilor si intelegerii cu furnizorul; anunta furnizorii in legatura cu orice defectiune sau necesitate de revizie si/sau igienizare a aparatelor/automatelor respective;
Asigura sortarea si arhivarea documentelor specifice activitatii de secretariat, precum si a altor documente, la solicitarea Sefului serviciului administrativ sau a oricarui alt Director al societatii;
Asigura o buna comunicare cu toate departamentele societatii si transmite corect si in timp util informatiile (pe cale verbala, documente scrise, apeluri telefonice, etc.);
Manifesta atentie fata de toate persoanele straine care intra in birou, indiferent de calitatea in care se prezinta acestea;

CERINTE