Secretara

RESPONSABILITATI

A. Atributii aferente activitatii de secretariat:
a) Asigură o optimă intermediere a relatiilor între conducerea firmei şi terte personae;
b) Efectueaza activitati de preluare a convorbirilor telefonice, trimitere/receptionare de faxuri, e-mailuri, operatiuni de xerocopiere ;
c) Primirea/trimiterea corespondentei zilnice a societatii comerciale angajatoare;
d) Întocmeşte inregistreaza si tine evidenta corespondentei in registrele de intrare si iesire ;
e) Are obligatia de întocmire a corespondentei în conformitate cu informatiilor furnizate de conducerea societatii comerciale angajatoare si de ceilalti salariati ;
f) Are obligatia de transmitere corectă si prompta a tuturor informatiilor receptionate prin telefon, fax, e-mail, scrisori catre conducerea unitatii respectiv ceilalti angajati, in functie de destinatar ;
g) Tine si împarte salariatilor cereri tipizate de concediu, foi de necesar, note explicative la deplasari ;
h) Urmareste in aplicatia online de monitorizare auto foile de parcurs al autovehiculelor din parcul firmei; urmareste saptamanal alimentarea autovehiculelor cu combustibil
i) Tehnoredactarea diferitelor documente;
j) Efectuarea de comenzi la furnizori cu acordul prealabil al administratorului;

B. Atributii aferente activitatii de casierie:
a) Preluarea chitantelor de incasari si plati, precum si preluarea documentelor justificative – deconturi, cu privire la cheltuielile efectuate, verificarea daca aceste cheltuieli au fost aprobate în prealabil de conducerea societatii comerciale angajatoare;
b) Intocmirea documentelor aferente incasarilor si platilor efectuate prin casierie in lei si valuta;
c) Calcularea drepturilor si indemnizatiilor aferente personalului trimis în delegatie in tara si/sau in strainatate;
d) Urmărirea decontării avansurilor ridicate pentru cumpărări de marfă sau cu altă destinaţie;
e) Gestionează şi urmăreşte transmiterea către clienţi a avizelor de expediere şi a facturilor fiscale întocmite;
f) Avizele de expediere, respectiv facturile fiscale întocmite le transmise către clienţi şi le predă către contabilitate în termen de 2 zile de la întocmire;
g) Urmăreşte încasarea facturilor la termen. Dacă se constată întârzieri la plata facturilor fiscale comunicate, ia legătura cu clienţii pentru reglementarea situaţiei, anunţând în acelaşi timp administratorul societăţii comerciale cu referire la întârzierile la plată;
h) Completează dispoziţiile de plată şi le dă spre semnare şi/sau vizare către administrator;
i) Face plăţile şi încasările în numerar, în conformitate cu prevederile legale şi cu regulamentul intern de casă stabilit de societatea comercială angajatoare;
j) Preia, pe bază de borderou, numerarul încasat de şoferi sau agenţii de vânzări, conform procedurii interne stabilite prin regulamentul intern de casă;
k) Preia de la şoferi foile de parcurs şi ordinele de deplasare şi verifică modul de completare a acestora în conformitate cu prevederile şi condiţiile legale;
l) Predă către contabilitate documentele financiar-fiscale în condiţiile şi la termenele stabilite de comun acord cu acest serviciu;

C. Atributii aferente activitatii referitoare la politica de personal:
a) Centralizeaza cererile de concediu si concediile medicale sau speciale, precum si delegatiile in vederea intocmirii pontajului personalului, pe care le introduce ulterior in programul de salarii. Cererile de concediu, concediile medicale, cele speciale, invoirile, pontajul sunt anexe ale statului de plata.

CERINTE

BENEFICII OFERITE

Decontare transport

DESCRIEREA FIRMEI

Firma produce si distribuie Gheata Alimentara (Cuburi de Gheata).
Distributie nationala prin depozite situate in orase importante ale tarii.
Prima firma de profil din Romania, cu activitate in domeniu incepand cu anul 2000.

Activitati adiacente:
Comert cu masini de produs gheata si alte echipamente frigorifice.
Transport marfuri la temperatura controlata si marfuri generale.