Project Manager Assistant

RESPONSABILITATI

Administrativ
- Preia apelurile telefonice, mesajele scrise si verbale si le transmite cu acuratete persoanelor vizate;
- Inregistreaza in registrele speciale corespondenta si alte documente care intra sau ies din departament/companie;
- Asigura circuitul eficient al documentelor si informatiilor care intra in aria sa de responsabilitate spre si dinspre departamentele din companie;
- Scaneaza si copiaza, la cerere, diverse documente;
- Administreaza arhiva personala a managerului de proiect (contracte, carti de vizita, numere de telefon, publicatii de specialitate, etc.);
- Pregateste documentele necesare pentru sedinte, intalniri si asigura ambianta potrivita a spatiului si logistica necesara evenimentului respectiv;
- Intampina cu amabilitate persoanele din exterior le ghideaza si le da informatiile solicitate;
- Introduce in format electronic si distribuie documente, in concordanta cu prioritatile si termenele limita stabilite. Documentele trebuie sa fie clare si in numar suficient de exemplare pentru a putea fi distribuite tuturor celor interesati;
- Asigura pastrarea documentelor in conditii de securitate si confidentialitate;
- Elaboreaza rezumate ale sedintelor sau intalnirilor ce au loc cu diferite ocazii si le distribuie persoanelor implicate;
- Redacteaza in formatul standard al companiei solicitarile managerului de proiect;
- actualizeaza periodic centralizatoarele dosarelor pe care le gestioneaza;

Financiar
- Solicita departamentelor financiar si aprovizonare informatii si raporteaza saptamanal situatia catre managerul de proiect, care are obligatia de a certifica aceasta raportare;
- Intocmeste evidente financiare pentru fiecare client;
- Monitorizeza cheltuielile departamentului.

Protectia muncii
- Sa cunoasca si sa respecte Normele de protectia muncii stabilite prin Legea nr. 90/12.07.1996

CERINTE