Office manager, Asistent manager, Secretara

UNIUNEA PRODUCATORILOR DE FILM SI AUDIOVIZUAL

16-10-2019 | EXPIRA LA 16-10-2019

Job expirat

RESPONSABILITATI

• Sortează şi înregistrează corespondenţa primită în registrul de intrări-ieşiri (număr, dată, denumirea firmei, telefon, conţinutul mesajului, alte informații considerate necesare).
• lucrări de corespondentă primită și emisă de unitate; lecturarea corespondenței primite, prezentarea la conducere executivă, înregistrarea, repartizarea și urmărirea rezolvării corespondenței primite, întocmirea unor răspunsuri pe baza documentării prealabile, redactarea lor, prezentarea la semnat a corespondenței cu materialul de bază; pregătirea corespondenței pentru expediere, asigurarea transportului corespondenței prin organizarea muncii curierilor.
• Preia şi direcţionează apelurile telefonice, iar dacă persoana solicitată este ocupată / lipseşte, preia eventualele mesaje şi le transmite ulterior sau direcţionează apelul către persoanele care ar putea să cunoască problema.
• Primește persoanele din afară (clienţi, parteneri de afaceri etc.), asigurând protocolul aferent.
• Menține evidența primirii faxurilor, se ocupă de copierea şi înregistrarea lor (conţinutul mesajului, număr, data), îndosarierea lor în bibliorafturi (Primite, Trimise)
• Menţine legătura cu agenţii de turism, de voiaj etc. pentru a asigura transportul şi cazarea, la nivelul solicitat, în cazul deplasărilor în interes de serviciu ale angajaţilor / partenerilor firmei.
• Completează borderourile pentru Prioripost, plicurile trimise recomandat (prin curierat rapid sau poştă normală), completează adresele pe plicuri, împachetează coletele, înregistrează plicurile trimise.
• Programează interviurile şi audienţele.
• Copiază / redactează / tehnoredactează diferite materiale.
• Primeşte şi transmite e-mail-uri şi memo-uri.
• Arhivarea fizică şi electronică, precum si repartizarea corespondentei in interiorul organizatiei;
• Evidenta si actualizarea repertoriului intern si extern de opere al UPFAR-ARGOA.
• Identificare titularilor de drepturi pentru productiile monitorizate in cadrul gestiunii extinse in vederea incheierii de contracte de reciprocitate cu detinatorii de drepturi si repartizarii sumelor cuvenite.
• Corespondenta cu organismele similar din strainatate cu care UPFAR-ARGOA are incheiate contracte de reciprocitate.
• Evidenta si actualizarea bazei de date cu membrii uniunii si repertoriul de opera al acestora;
• Redactarea, pastrarea si operarea in registrele speciale ale uniunii, evidenta deciziilor si a proceselor verbale ale consiliului director, a proceselor verbale ale adunării generale si al conducerii, etc.;
• Culegere, clasificare si interpretare a informatiilor;
• Planificare si organizare a operatiilor si activitatilor ce tin de departamentul administrativ;
• Pregatire de materiale si rapoarte.
• Centralizarea si inregistrarea Referatelor de necesitate in vederea aprovizionarii cu materiale de birotica papetarie si protocol;
• Execută orice alte dispoziţii date de superiorul ierarhic direct sau de supraordonaţii acestuia în realizarea strategiilor pe termen scurt ale companiei în limitele respectării temeiului legal.


CERINTE

 Cunoaşterea de limbi străine: limba engleză, nivel mediu sau avansat
Cunoștințe de bază Office (Outlook, Word, Excel)
Aptitudini de planificare, organizare, punctualitate
 Răbdare, atenţie concentrată şi distributivă
 Inițiativă și proactivitate
 Autonomie și independență în lucrul cu clienții
 Punctualitate si seriozitate
 Competenţe de comunicare şi uşurinţă în stabilirea contactelor cu terţi;
 Competenţe de comunicare scrisă şi aplecare spre detaliu;
 Claritate şi coerenţă în exprimarea scrisă şi orală;
 Bună memorare a datelor şi cifrelor;
 Bună planificare şi organizare;
 Atenţie distributivă;
 Spirit de echipă;
 Rezistenţă la stres şi flexibilitate.


BENEFICII OFERITE

Funcţie de performanţe şi selectare în proiecte suplimentar


DESCRIEREA FIRMEI

Uniunea Producătorilor de Film și Audiovizual din România - Asociația Română de Gestiune a Operelor din Audiovizual, este organismul de gestiune colectivă a drepturilor patrimoniale de autor și conexe ale producătorilor de videograme din domeniul audiovizual, care funcționează astfel în temeiul avizului ORDA nr.9/1999 si al Legii 8/1996. Adresa de web : www.upfarargoa.ro