Notiunea de comunicare provine din latinescul communis care inseamna "comun", iar procesul de comunicare poate fi definit ca fiind un schimb de informatii de la un transmitator la un receptor, totul intr-o buna intelegere a mesajului transmis.
Comunicarea este un proces de baza in viata individului aflat, de-a lungul vietii lui, in interactiuni permanente cu alti parteneri sociali. Tocmai din acest motiv, in interiorul organizatiilor procesul de comunicare este considerat ca fiind acea forta care mentine functionarea organizatiei si care leaga obiectivele acesteia cu cele ale angajatilor, comunicarea aflandu-se, fara indoiala, in lista principalelor probleme cu care se confrunta orice manager.
O buna desfasurare a comunicarii trebuie sa respecte o serie de etape ale acestui proces:
Pentru a fi cu adevarat eficienta, comunicarea trebuie sa se desfasoare ca un sistem circular care are capacitatea de autoreglare. Elementul de baza care ofera posibilitatea acestei autoreglari este reprezentat de feed-back.
Existenta feed-back-ului aduce in discutie comunicarea bilaterala. In lipsa acestuia se poate vorbi doar de o comunicare unidirectionala.
Pentru cresterea performantelor legate de comunicarea organizationala, una din abilitatile importante ale managerilor este aceea de a primi un feed-back rapid si concret la mesajele transmise. Si asta pentru simplul motiv ca un feed-back corect asigura intelegerea si receptarea in bune conditii a mesajului, adaptarea mesajului la caracteristicile receptorilor, reglarea sociala prin flexibilitatea rolurilor si a functiilor indeplinite de receptori, precum si reducerea aprehensiunii si marirea satisfactiei.
O comunicare eficienta se bazeaza pe identificarea acelor factori-cheie care asigura buna ei desfasurare:
Din punct de vedere teoretic, sunt foarte multe opinii care sustin faptul ca exista comunicare si nu doar "transfer" atunci cand receptorul transmite un feed-back catre emitator. Dar la nivelul comunicarii organizationale nu numai existenta feed-back-ului este esentiala, ci mai degraba accentul este pus de rapiditatea, consistenta si corectitudinea cu care acestea este oferit. In lipsa unui feed-back corect, procesul de comunicare este incomplet iar efectele acestui tip de perturbatie in procesul comunicational se pot traduce prin scaderea eficientei actului de conducere.
Pentru a obtine o comunicare eficienta, cu un transfer corect al mesajului, managerii trebuie sa gaseasca si sa utilizeze cele mai bune metode care sa le permita obtinerea feed-back-ului de la angajati.