ARTICOLE

Delegarea sarcinilor - o premisa pentru un concediu reusit

Concediul de sarbatori reprezinta pentru oricine prilejul de a se relaxa in compania prietenilor sau a familiei, de a se elibera de presiunea cotidiana, recapatandu-si astfel tonusul necesar pentru a performa la serviciu. Cu toate acestea, plecarea in vacanta nu inseamna fuga temporara de responsabilitati, ci delegarea lor eficienta.

Delegarea reprezinta incredintarea autoritatii manageriale unui subordonat sau coleg, astfel incat acesta sa poata actiona si hotari independent, fara supervizare directa, asumandu-si responsabilitatea pentru activitatea sa. Cu toate acestea, managerul continua sa ramana responsabil de produsul final. De aceea, a stapani arta delegarii inseamna a sti ce atributii trebuie insarcinate, in ce mod si carui angajat, astfel incat rezultatul sa fie unul pozitiv.

De ce este necesara delegarea inaintea plecarii in concediu?
Unele persoane manifesta reticenta atunci cand vine vorba de delegarea sarcinilor de serviciu colegilor sau subordonatilor pe durata lipsei lor. Fie ca se indoiesc de abilitatile, experienta sau buna-credinta a celorlalti, fie ca sunt convinsi de unicitatea sau excelenta propriilor calitati profesionale, acestia prefera sa isi aglomereze agenda, doar pentru a “fi siguri” ca totul iese bine. Totusi, organizatia trebuie sa functioneze si pe perioada concediului unuia sau altuia dintre manageri. Deci, cat de sigura si eficienta este aceasta practica?
Un bun manager stie ca, pentru a profita din plin de concediu, acesta trebuie pregatit in primul rand la serviciu. Desi in cadrul unei companii nu se iau decizii majore in perioada sarbatorilor, va ramane intotdeauna un set de atributii care trebuie exercitate si care, in acest caz, trebuie delegate. Indeplinirea acestor sarcini va asigura “mentenanta” office-ului, iar reluarea activitatii nu va presupune un efort suplimentar, si anume acela de a face in cateva zile ce ar fi trebuit realizat in doua saptamani. De aceea, principalul beneficiu al delegarii este ca ajuta managerul sa preia controlul asupra timpului sau liber, eliminand, astfel, o parte din motivele de stres. In al doilea rand, prin insarcinarea subordonatilor cu o parte din atributiile sale, managerul le da posibilitatea sa isi dezvolte si consolideze cunostintele teoretice si practice, aptitudinile si siguranta in propriile forte, cu un impact favorabil asupra motivatiei acestora la locul de munca.

Ce atributii pot fi delegate?
Anumite competente, care tin de “nucleul” activitatii manageriale, nu pot fi delegate. Astfel, aspectele referitoare la angajari, concedieri, promovari, evaluarea performantei angajatilor, buget sau plan de dezvoltare sunt responsabilitatea exclusiva a managerului. Pe durata concediului de sarbatori este suficienta delegarea sarcinilor de rutina, care include, dar nu se limiteaza la: rapoarte in forma preliminara si prelucrarea datelor pe care acestea se bazeaza, identificare de probleme si sugestii practice pentru rezolvarea acestora, mentinerea contactelor cu clientii si furnizorii etc.
Ca regula generala, managerul ar trebui sa insarcineze subordonatul cu acele obligatii profesionale pe care cel dintai le indeplinea si inainte de a fi promovat. Astfel, el va putea sa explice si sa instruiasca pe ceilalti intr-un job care ii este familiar. De asemenea, este preferata delegarea activitatilor in a caror executie angajatul are o experienta relevanta, astfel incat sa poata indeplini obiectivele la timp. In acest fel, managerul se asigura de bunul mers al companiei, iar subordonatul nu se va simti nedreptatit pentru ca a fost incarcat cu un volum de munca exagerat, in timp ce majoritatea colegilor se bucura de concediu.

Sugestii pentru o delegare eficienta
Succesul delegarii depinde in primul rand de rigurozitatea cu care superiorul abordeaza aceasta practica si abia apoi de competenta celui care preia atributiile sale.
i). In faza preliminara, managerul trebuie sa defineasca foarte clar sarcina pe care o incredinteaza. Aceasta presupune specificarea actiunilor efective pe care exercitarea atributiei o presupune, impreuna cu experienta, cunostintele teoretice si aptitudinile necesare pentru indeplinirea acesteia.
ii). A doua etapa consta in gasirea persoanei sau a echipei potrivite pentru jobul respectiv. Desi managerul va prefera delegarea catre cel mai performant angajat, aceasta practica poate fi transformata intr-o oportunitate necostisitoare de training pentru subordonati mai putin experimentati. De aceea, alegerea trebuie facuta in functie de profilul angajatului, a capacitatii sale de a fi antrenat si motivat de o noua indatorire.
Deopotriva de important este si cunoasterea volumului de munca al angajatului respectiv. Daca acesta indeplineste functiuni care in mod normal ar impune angajarea a doua sau trei persoane, incredintarea de atributiuni suplimentare ii va supraincarca jobul, avand drept rezultat direct ineficienta in munca.
iii). Odata identificat angajatul “apt”, managerul trebuie sa isi aloce timpul necesar “briefing”-ului. Persoanei delegate trebuie sa i se aduca la cunostinta sarcinile pe care le are de indeplinit, stipulandu-se in mod expres obiectivul de atins, semnificatia reusitei/nereusitei si impactul pe care cele doua situatii l-ar avea asupra companiei. Acolo unde se impune, vor fi detaliate procedurile de lucru, desi, ca regula, managerul ar trebui sa lase acest spatiu liber pentru manifestarea creativitatii si personalitatii angajatului.
Totusi, o buna administrare a sarcinilor delegate include stabilirea de comun acord atat a termenelor intermediare si finale ale proiectului, cat si a resurselor pe care subordonatul se poate baza in exercitarea noilor atributii. (Presupunand ca managerul rezolva o problema intr-un timp t, o persoana fara experienta sa ar putea avea nevoie de un timp suplimentar t + s). De asemenea, este de dorit ca angajatul sa stie de la bun inceput care sunt metodele si regularitatea cu care seful ii va verifica munca, pentru a nu interpreta monitorizarea ca lipsa de incredere sau intruziune.
iv). Nu in ultimul rand, la intoarcerea din concediu, managerul trebuie sa verifice stadiul de indeplinire al muncii incredintate. In cazul in care sarcinile nu au fost executate conform standardelor stabilite initial, acest lucru trebuie comunicat subordonatului, impreuna cu un posibil raspuns la intrebarea: “De ce au mers lucrurile prost?” Acceptarea unor rezultate slabe nu este avantajoasa nici pentru subordonat, care nu va invata din greseli, si nici pentru superior, care nu va putea delega eficient pe viitor.
Nici rezultatele bune nu trebuie sa ramana fara ecou. Complimentarea subordonatului pentru efortul depus sau realizarile deosebite va contribui la sporirea increderii si eficientei acestuia, care vor deveni vizibile cu ocazia urmatoarei delegari.

Prin urmare, managerul trebuie sa acorde o atentie deosebita etapelor delegarii, astfel incat plecarea in concediu sa nu afecteze eficienta activitatii la birou si nici linistea concediului sau.