Job expirat
1. Prerogative de asistență în management
1.1. planifică agenda de activități și întâlniri a Directorului General;
1.2. preia apelurile redirecționate de către Directorul General atunci când acesta se află angajat în întâlniri sau alte discuții telefonice;
1.3. participă la ședințe alături de Directorul General și întocmește raportul de ședință, la solicitarea Directorului General;
1.4. intermediază comunicarea cu membrii echipei Transport Urban Sinaia, parteneri de business și colaboratori, în numele Directorului General și la solicitarea sa expresă;
1.5. redactează adrese de răspuns sau alte tipuri de corespondență, la solicitarea expresă și conform indicațiilor Directorului General;
1.6. imprimă și copiază documente la solicitarea Directorului General;
1.7. scanează documente la solicitarea Directorului General și a celorlalți membri ai echipei;
1.8. reprezintă compania în circumstanțe administrative precum evenimente, întâlniri, ședințe, etc și relaționează cu autoritățile în calitate oficială, la solicitarea sau împreună cu Directorul General.
2. Activități de recepție
2.1. întâmpină vizitatorii și îi direcționează către departamentele/ persoanele de contact potrivite;
2.2. asigură protocolul întâlnirilor (apă, cafea, gustări, etc.) în măsura disponibilității administrative;
2.3. preia corespondența primită prin fax, mail (contact@tusinaia.ro) și prin poștă/ curier;
2.4. recepționează produsele comandate de către membrii echipei Transport Urban Sinaia prin servicii de livrare: verifică concordanța dintre referatul de necesitate, produsele recepționate și documentul de plată/ livrare, semnează de primire, direcționează livratorul către casierie pentru încasarea contravalorii produselor și livrării și notifică telefonic livrarea produselor către inițiatorul referatului de necesitate;
2.5. preia apelurile telefonice venite la numărul de telefon fix al companiei și redirecționează apelurile către persoanele căutate;
3. Activități administrative
3.1. verifică stocurile de papetărie, birotică, tipizate generaliste, produse de protocol, produse de igienă și curățenie;
3.2. asigură induction-ul logistic și administrativ al noilor angajați: le indică un birou de lucru, le asigură laptop/ PC, adresă de mail, semnătură de mail, documente tipizate cu antetul companiei, cartelă telefonică, telefon;
4. Managementul documentelor
4.1. sortează corespondența și o distribuie destinatarilor sau persoanelor abilitate să o gestioneze, conform procedurii de management al documentelor;
5. Activități de achiziție
5.1. întocmește referate de necesitate pentru achiziționarea produselor de protocol, papetărie, birotică, tipizate generaliste, produse de igienă și curățenie;
5.2. solicită oferte și supune atenției Directorului General în vederea selecției celei mai potrivite oferte pentru achiziții de tip administrativ non-uzuale, ce depășesc valoarea de 1.000 lei;
5.3. trimite cereri de ofertă, centralizează ofertele, realizează memo intern de recomandare pentru o soluție de achiziție, plasează comandă, urmărește livrarea ei și asigură un flux optim de comunicare cu furnizorul de la cererea de ofertă până la livrare;
5.4. pentru ofertele primire care nu vor fi transformate în comandă fermă, va trimite un e-mail de mulțumire însoțit de un refuz politicos al ofertei;
5.5. se asigură că necesarul de produse administrative din categoriile exprimate mai sus este disponibil în permanență;
5.6. asigură comunicarea companiei cu furnizorii de utilități curente (telefonie mobilă, telefonie fixă, internet, energie electrică, gaze, apă, etc.).
• atenție la detalii, urmărirea deadline-urilor
• abilități administrative
• foarte bune abilități de comunicare și prezentare, atitudine proactivă
• capacitate de analiză și sinteză
• cunoștințe de operare a computer-ului (e-mail, pachetul MS Office, Google Calendar)
• utilizarea perfectă a limbii române, atât scris, cât și vorbit (erorile de ortografie, topică, vocabular etc. nu vor fi tolerate)
• cunoștințele de limba engleză, cel puțin nivel mediu constituie avantaj
• experiența pe o poziție similară sau pe activități similare este un avantaj
• abilitatea de a învăța într-un ritm accelerat și de a se adapta la tranziții repetate
• permis de conducere categoria B
• capacitatea de lucru individual, cât și abilitatea de lucru în echipă, în măsura în care cele mai multe dintre proiecte sunt desfășurate interdepartamental
Transport Urban Sinaia este o companie publică cu capital integral de stat, având drept unic acționar Consiliul Local Sinaia.
Transport Urban Sinaia are o experiență de peste 7 ani în transportul public de persoane cu mijloace de transport în comun și pe cablu. Compania administrează un patrimoniu în valoare de aproximativ 20 de milioane de euro compus din: Pârtiile de Ski Sinaia, autobuze, microbuze, autocar, parcări, instalații de transport pe cablu (Gondola Sinaia, Telescaunul Soarelui, Babyski Pârtia Nouă) și două baze sportive.